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Dokumentenmanagement-Software: Effiziente Archivierung aller Dokumente

Dokumentenmanagement-Software, abgekürzt DMS-Software, erobert die Arbeitswelt im Flug. Die praktischen Tools können allerdings weit mehr als nur Dokumente archivieren. Wir geben einen Überblick, wie Dokumentenmanagement-Systeme die Produktivität fördern und die Compliance in Ihrem Unternehmen unterstützen können.

30 Prozent der Arbeitszeit vergehen mit Suchen

In vielen Unternehmen werden Belege, Dokumente und Briefe auf Papier in Akten abgelegt. Wenn ein Dokument benötigt wird, muss ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlassen, zum Aktenschrank oder ins Archiv gehen, den richtigen Ordner zur Hand nehmen und darin das Gesuchte finden. Alle diese Schritte verschlingen wertvolle Arbeitszeit.

Vielerorts werden Dokumente auch digital gespeichert. Dies geschieht allerdings häufig auf Festplatten und Laufwerken sowie im E-Mail-Eingang. Durch die verteilte Speicherung und die dabei entstehenden Duplikate kann es leicht passieren, dass unterschiedliche Versionen kursieren. Und selbst wenn Dokument zentral auf einer Netzwerk-Freigabe liegen, sind sie dort in der Regel nicht mit den dazugehörigen Vorgängen vernetzt.

Aus diesen Gründen verschwenden Mitarbeiter bis zu 30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Eine Dokumentenmanagement-Software würde ihnen helfen, diese Zeit produktiver einzusetzen.

DMS-Software speichert Dokumente strukturiert

Mit einer DMS-Software werden Dokumente und auch andere Dateien, wie Bilder und Videos, elektronisch gespeichert. Viele Dokumente werden heute gar nicht mehr ausgedruckt, sondern kursieren nur noch papierlos über Computernetze. Und papiergebundene Dokumente, wie etwa Abrechnungsbelege, werden häufig eingescannt, um sie digital archivieren zu können.

Anders als in einem Windows-Ordner wird ein Dokument in der Dokumentenmanagement-Software nur ein einziges Mal gespeichert. Es liegt nicht in diversen Versionen an diversen Speicherorten, sondern es wird nur an einer einzigen Stelle abgelegt. Trotzdem haben Anwender die vertraute Ordnerstruktur zur Verfügung, um ihre Dokumente so zu organisieren, wie sie es gewohnt sind.

Dokumente verfügbar machen

In einer Dokumentenmanagement-Software können Mitarbeiter die gewünschten Dokumente oder Dateien finden, indem sie einfach einen Suchbegriff in ein Textfeld eingeben. Wie eine Internet-Suchmaschine durchläuft das DMS seine Inhalte und findet das Gesuchte anhand eines Index‘, der beim Hochladen erstellt wurde. Der Suchaufwand von einst entfällt damit komplett.

Ein weiterer Vorteil einer DMS-Software besteht darin, dass mehrere Personen ein darin gespeichertes Dokument – abhängig von ihren Berechtigungen – sehen oder bearbeiten können. Ist das DMS Cloud-gestützt, kann von jedem internetfähigen Gerät auf die im DMS vorliegenden Dokumente zugegriffen werden. Beim Weitergeben von Dokumenten wird einfach ein Link auf den Speicherort versendet.

Das bedeutet: Es kursieren keine E-Mails mit zig Megabyte schweren Dateianhängen. Dadurch werden Leitungskapazitäten geschont, die Daten werden nicht mehr dupliziert und der Speicherbedarf sinkt auf ein Minimum.

Dokumente versionieren

Das DMS-System überschreibt ältere Versionen nicht, sondern hält sie als Versionshistorie weiterhin zur Verfügung. Wenn beim Bearbeiten der neuesten Version Fehler unterlaufen, lässt sich eine beliebige Vorgängerversion einfach wiederherstellen.

OCR-Erkennung, Indizierung und Schlagwörter

In einer fortschrittlichen DMS-Software durchläuft ein Dokument beim Upload eine Volltexterkennung und -indizierung. So erkennt das Dokumentenmanagement-System den Inhalt der Datei und erstellt daraus einen Index. Wie oben bereits erwähnt, minimiert dieser den Suchaufwand.

Darüber hinaus bieten Dokumentenmanagement-Systeme die Möglichkeit, Schlagwörter zu vergeben und Bezüge zu den verschiedenen Objekten in Ihrer Business-Software herzustellen. So können Sie Ordnungskriterien einrichten, um Ihre Dokumente in Vorgänge einzubinden. Sie können Kommentare hinzufügen, Dokument-Benachrichtigungen einrichten und Bearbeitungsprozesse hinterlegen und verifizieren.

Wenn das DMS mit dem ERP-System Ihres Unternehmens integriert ist, entstehen dadurch ungeahnte Möglichkeiten, um die Produktivität zu steigern und manuelle Abläufe zu automatisieren.

DMS-Software unterstützt Automatisierung

Häufig spielen Dokumente eine zentrale Rolle in Unternehmensprozessen. Ein klassisches Beispiel ist der Prozess der Kundenakquisition. Aus einem Potenzial wird ein Angebot, aus dem Angebot ein Auftrag und aus dem Auftrag eine Rechnung. Kontoauszüge, Rechnungen und Gutschriften werden in der Finanzbuchhaltung verarbeitet. Angebote und Aufträge werden im CRM benötigt, Verträge, Stundenzettel und Spezifikationen gehören zur Sphäre des Projektmanagements. Eine Dokumentenmanagement-Software, die in die betrieblichen Prozesse integriert ist, kann weit mehr als nur Dokumente archivieren.

Hochgeladene Dokumente

Die DMS-Software kann ein hochgeladenes Dokument gleich mit dem zugehörigen Unternehmensprozess oder Vorgang verknüpfen. Wenn sie beispielsweise den Text „Rechnung“ und ein bekanntes Kreditorenkonto erkennt, ordnet sie die Eingangsrechnung dem betreffenden Wareneinkauf zu.
Außerdem kann die Software Folgeaktionen auslösen. Im Fall unserer Eingangsrechnung kann sie den Beleg an einen Sachbearbeiter zur Prüfung weiterleiten und dann an eine andere Person zur Freigabe. Anschließend kann die Rechnung in der Buchhaltung automatisch anhand von hinterlegten Regeln und Geschäftsprozessen kontiert und verarbeitet werden, ohne dass noch ein Mensch damit behelligt wird.

Generierte Dokumente

Weiter oben wurde bereits geschildert, wie ein Verkaufsvorgang die Stadien Potenzial, Angebot, Auftrag und Rechnung durchläuft. Während der Prozess im ERP diese Schritte durchläuft, werden die zugehörigen Dokumente und Belege automatisch generiert und – wo gespeichert? Natürlich im Dokumentenmanagement-System.

Ebenso können auch andere Belege automatisch generiert und im digitalen Dokumentenarchiv abgelegt werden. Auswertungen, Berichte, Zeiterfassungen, Benachrichtigungen – alle diese wichtigen Belege sind im DMS sicher und transparent archiviert.

Auf diese Weise wird das DMS zum integralen Bestandteil Ihrer digitalen Transformation und zum allgegenwärtigen, mit den Unternehmensprozessen vernetzten Dokumentenarchiv. Alles, was im ERP mit einem Dokument geschieht, wird in der DMS-Software festgehalten. Über Verknüpfungen kann der Sachbearbeiter vom Dokument in den Prozess und den damit verbundenen Informationen navigieren – Kunde, Projektaktivitäten, Abrechnung und vieles mehr. All dies steht ihm im Rahmen seiner Zugriffsrechte zur Verfügung.

Gelebter Datenschutz

Wenn Sie Dokumente archivieren, können Sie regelmäßig auch Zugriffsbeschränkungen festlegen. Der Zugriff kann auf Dokumentebene, auf Ordnerebene oder für bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen sehr differenziert festgelegt werden. Sie können entscheiden, ob Sie Bearbeitungs- oder nur Leserechte erteilen. Darüber hinaus können Sie Zugriffsprofile anlegen.

Wenn Sie Dokumente als Link weitergeben, können Sie bei guten Dokumentenmanagement-Systemen auch angeben, ob das Dokument lediglich zur Ansicht oder auch zum Download bereitgestellt wird. Manche Lösungen erlauben Ihnen, die Anzahl der Downloads zu beschränken oder den Zugriff zeitlich zu befristen.

Compliance-Anforderungen erfüllen

Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an ein digitales Dokumentenarchiv. Laut GoBD (das sind, vereinfacht ausgedrückt, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Dokumentarchivierung mit digitalen Systemen) müssen steuerrelevante Unterlagen über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist unverlierbar und manipulationssicher gespeichert werden. Jeder Verarbeitungsschritt ist zu protokollieren. Und das gilt nicht nur für Buchhaltungsbelege, sondern auch für Verträge, Erklärungen, Angebote, Projektbelege und vieles andere mehr. Jedes Dokument, das zur Aufklärung eines steuerrelevanten Sachverhalts herangezogen werden kann, muss revisionssicher und GoBD-konform abgelegt werden.

Dazu sind nur Dokumentenmanagement-Systeme in der Lage. Denn zusammen mit dem Dokument und seiner Historie wird in professionellen Anwendungen auch ein Bearbeitungsprotokoll abgelegt. Das bedeutet, dass nicht nur die Versionen und ihre jeweiligen Speicher- beziehungsweise Änderungszeitpunkte, sondern auch die jeweiligen Bearbeiter, Prozess-Schritte, ja sogar Kommentare festgehalten werden.

DMS in der deutschen Cloud

Schutzwürdige Daten und unternehmenskritische Dokumente sind in einer DMS-Software optimal gesichert – auch gegen Hacker-Attacken! Cloud-Dokumentenarchive residieren auf extrem gut geschützten Servern, die mit der aktuellsten Technologie und Software ausgestattet und von Profis administriert werden. Wichtig ist, dass der Serverstandort in der EU, besser noch in Deutschland, liegen sollte. Denn hier haben Sie die Gewähr, dass die Datenschutzgesetze eingehalten werden.