Lieferantenbewertung: Kriterien richtig auswählen und nutzen

Eine optimale Auswahl von Bezugsquellen und die Optimierung bestehender Lieferantenbeziehungen sind zwei wesentliche Erfolgskriterien in Unternehmen. Die Basis hierfür ist eine regelmäßige, systematische Lieferantenbewertung.

Damit ein aussagekräftiges Gesamtbild entsteht, müssen geeignete Kriterien festgelegt werden. In diesem Artikel lesen Sie, welche quantitativen und qualitativen Beurteilungsmerkmale empfehlenswert sind und wie die ideale Softwareunterstützung aussieht.

Bedeutung und Ziele der Lieferantenbewertung

Das Lieferantenmanagement besteht aus mehreren Teilbereichen. Einer davon ist die Lieferantenbewertung. Sie verfolgt das Ziel, Lieferanten objektiv vergleichbar zu machen und die Lieferantenauswahl damit zu optimieren. Daneben dient die fortlaufende Bewertung auch der Überwachung der Lieferantenqualität. Dank festgelegter Kriterien ist es dann möglich, Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren, beim Zulieferer anzusprechen und Maßnahmen zur Verbesserung der Performance abzuleiten. Hierbei steht nicht die „Kontrolle“, sondern eine Stärkung partnerschaftlicher Beziehungen im Vordergrund.

Der Bewertung folgt eine Klassifizierung, in deren Rahmen Lieferanten häufig in ABC-Kategorien eingeteilt werden. Gleichzusetzen ist diese Abstufung meist mit den Grobkategorien „bevorzugter Lieferant“ (A), „zu entwickelnder Lieferant“ (B) und „verbotener Lieferant“ (C). Selbstverständlich variieren diese Ausprägungen in der Unternehmenspraxis.

Lieferantenbewertung: Kriterien

Um die Leistung von Lieferanten objektiv messen zu können, sind klar definierte Bewertungskriterien erforderlich. Diese sollten nicht nur quantitativer Natur („Hard Facts“) sein. Auch qualitative Merkmale („Soft Facts“) müssen einfließen, wenn ein globales Bild der Performance erreicht werden soll. Zudem muss die Bewertung einheitlich, nachvollziehbar und transparent gestaltet sein, um auf beiderseitige Akzeptanz zu stoßen.

Die Kriterien der Lieferantenbewertung lassen sich in folgende Gruppen unterteilen:

• Einkaufskriterien
• Qualitätskriterien
• Logistikkriterien (Supply-Chain-Kriterien)
• Entwicklungskriterien (Technologiekriterien)

Betrachten wir diese vier Kategorien nachfolgend im Detail.

Hinweis: Subjektive Faktoren wie Kommunikation und Kooperationsverhalten können grundsätzlich in jedem Bereich untergebracht werden und sind deshalb im Folgenden nicht explizit genannt.

Einkaufskriterien

Das wesentliche Bewertungskriterium für Lieferanten ist im Einkauf selbstverständlich der Preis. Hier wird die Preisstruktur im Verhältnis zum üblichen Marktpreisniveau eines Produktes oder einer Branche bewertet. Daten zu Kostenstrukturen bestimmter Branchen liefert beispielsweise das Statistische Bundesamt. Natürlich können auch eigene Preisvergleiche als Basis herangezogen werden.

Ein weiterer interessanter Indikator ist die Angebots- bzw. Preistransparenz. Hier kann beurteilt werden, ob sich der Lieferant zu einer Offenlegung seiner Kosten oder seiner Kalkulation bereit erklärt hat. Einige Unternehmen beziehen darüber hinaus das Vorhandensein eines Rahmenvertrags und einer Qualitätssicherungsvereinbarung oder das gewährte Netto-Zahlungsziel in ihre Lieferantenbewertung mit ein.

Qualitätskriterien

Neben den genannten Einkaufskriterien steht die Qualität der gelieferten Teile, Materialien und Komponenten im Mittelpunkt der Lieferantenbewertung. Eine weitverbreitete Kennzahl ist in diesem Bereich die ppm-Rate, welche beispielsweise Aufschluss über Fehler- und Ausfallhäufigkeiten oder Ungenauigkeiten gibt. In eine ähnliche Richtung geht das Kriterium „Anzahl Reklamationen“, wobei Beanstandungen ins Verhältnis zur Gesamtbeschaffungsmenge gesetzt werden. Hier ist jedoch zu beachten, dass nur Mängel Berücksichtigung finden, die der Lieferant auch zu vertreten hat. Bei Transportschäden ist beispielsweise genau zu hinterfragen, ob diese durch eine schlechte Verpackung oder durch die Spedition verursacht werden.

Als weiteres Kriterium wird teils betrachtet, über welche Zertifizierungen der Lieferant verfügt. Auch die Erreichbarkeit und die Serviceleistungen sind objektiv beurteilbar. Hier kann beispielsweise die Frage gestellt werden, innerhalb welcher Zeitabstände der Lieferant auf Anfragen oder aufgetretene Probleme reagiert hat und wie häufig zufriedenstellende Lösungen angeboten wurden.

Logistikkriterien

Für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Lieferanten spielen mehrere logistische Kriterien eine Rolle. Sehr einfach zu messen ist beispielsweise die Termintreue. Benötigt werden hierbei lediglich Daten zum vereinbarten und tatsächlichen Liefertermin. Gleiches gilt für die Mengentreue, bei der die bestellte und gelieferte Menge verglichen wird. Beide Kriterien geben Aufschluss über die Zuverlässigkeit eines Lieferanten. Im Kontext einer zunehmend ausgeprägten Vernetzung der Lieferkette wird außerdem immer häufiger beurteilt, wie gut die eingesetzten Systeme des Lieferanten mit der eigenen Software korrespondieren.

Entwicklungskriterien

Immer mehr Innovationen kommen aus dem Umfeld von Lieferanten. Deshalb sollte auch dieser Bereich bei der Lieferantenbewertung berücksichtigt werden. Faktoren wie die Innovationsfähigkeit oder die Technologieposition des Lieferanten sind jedoch eher „Soft Facts“, weshalb exakte Definitionen und tiefe Einblicke erforderlich sind, um dennoch Objektivität herzustellen. Ein Ansatz wäre es beispielsweise, den Anteil der Neuentwicklungen im Portfolio des Lieferanten zu hinterfragen. Auch die Investitionen in Forschung und Entwicklung (im Vergleich zum Wettbewerb) sind ein möglicher Anhaltspunkt. Entscheidend ist zudem, in welchem Maße das Unternehmen von den Innovationen des Lieferanten profitiert.

Technische Umsetzung erfordert leistungsstarke Software

Nachdem wir uns nun ausführlich mit möglichen Kriterien der Lieferantenbewertung beschäftigt haben, schließt sich die Frage nach der organisatorischen und technischen Umsetzung an. Hier muss zunächst festgehalten werden, dass einfache Hilfsmittel wie Excel-Tabellen nicht das Mittel der Wahl sein sollten. Solche Tools verursachen hohen manuellen Aufwand und sorgen nicht für die notwendige Transparenz.

Grundsätzlich sollte es das Ziel sein, die Lieferantenbewertung weitgehend zu automatisieren. Zumindest im Bereich der „Hard Facts“ ist dies technisch auch möglich, da die gewählte Software schlicht auf vorhandene Daten zurückgreifen muss, um die benötigten Kennzahlen zu ermitteln. Was die „Soft Facts“ betrifft, so ist eine softwaregestützte Erfassung und Auswertung ebenfalls zu empfehlen.

Sowohl quantitative als auch qualitative Informationen sollten letztlich in einer zentral verfügbaren Lieferantenbewertung münden und dort zu einer „Gesamtnote“ (Klassifizierung) führen. Zudem muss die Beurteilung allen Abteilungen mit Lieferantenbezug zugänglich sein.

Viele Daten für die Lieferantenbewertung stammen aus ERP-Lösungen

Zahlreiche Daten, die für eine Lieferantenbewertung herangezogen werden können, liefert eine ERP-Lösung. Denn im ERP-System liegt ein Großteil der Informationen vor, die zur Errechnung von Bewertungskennzahlen erforderlich sind. Es handelt sich hierbei etwa um Daten aus Lieferantenstammsätzen, Bestellungen, Rahmenverträgen, Abrufe, Lieferungen, Wareneingängen oder Reklamationen. Häufig besteht zudem die Möglichkeit, eigene Kriterien, Klassifizierungen und Analysen zu definieren. Somit erfolgt die Bewertung von Lieferanten auf Basis verlässlicher, aktueller Werte.

Fazit: Eine Lieferantenbewertung ist sinnvoll

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass eine regelmäßige und systematische Lieferantenbewertung anhand passender Kriterien signifikante Vorteile für Unternehmen mit sich bringt. Sie ermöglicht nicht nur die Auswahl des günstigsten, sondern des insgesamt leistungsfähigsten Lieferanten.

Gleichzeitig wird Transparenz hinsichtlich der Performance bestehender Lieferanten hergestellt. Verantwortliche erkennen, an welchen Stellen die Zusammenarbeit optimiert werden muss und ob möglicherweise Risiken bestehen. Ein Großteil der Informationen und Daten zur Lieferantenbewertung liefert das ERP-System.