Projektmanagement Office – eine Definition

Der Begriff Projektmanagement Office (PMO) wurde von der britischen Normierungsstelle Axelos geprägt, die auch solche verbreiteten Standards wie ITIL managt. Er ist Teil eines Dreiklangs aus „Portfolio, Programme und Project Offices“, kurz „P3O“.

Es existiert keine einheitliche Definition für das Projektmanagement Office, das gelegentlich auch mit der deutschen Bezeichnung Projektbüro benannt wird.

In der Praxis ist ein Projektmanagement Office eine Stabsabteilung, die sich um übergreifende Aspekte der Projektunterstützung, Projektinfrastruktur und Projektorganisation kümmert. Die Zuständigkeiten und Befugnisse können je nach Unternehmen sehr unterschiedlich sein.

In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist ein Projektbüro auch für die Auswahl und den Einsatz von Projektmanagement-Software zuständig.

Abgrenzung von PMO-Aufgaben und Projektassistenz

Das Projektmanagement Office unterstützt als externe Stelle die gesamte Projektorganisation und -steuerung eines Unternehmens und managt das gesamte Projektportfolio. In Konzernen oder Unternehmensgruppen kann ein PMO auch auf einen Bereich oder ein Land beschränkt sein. Oder es können mehrere PMOs für verschiedene Projektportfolios zuständig sein, vielleicht das eine für interne Organisationsprojekte und das andere für Kundenprojekte.

Dagegen agiert die Projektassistenz intern im Projekt. Sie unterstützt das einzelne Projekt in seinen operativen Belangen.

Ziele des Projektmanagement-Office

Nach wie vor scheitern viele Projekte, weil grundlegende Best Practices nicht eingehalten werden. Ein Projektbüro soll dies verhindern. Es stellt Methoden, Wissen, Prozesse und Software bereit, damit Projekte standardisiert, zuverlässig, qualitätsvoll und rationell ablaufen.

Dabei geht es auch darum, Mitarbeiter in Projekten zu entlasten. Die Planung soll verbessert, der Anteil an manuellen Arbeiten durch Automatisierungen reduziert werden.

Das Projektbüro hat den Überblick über die gesamte Projektlandschaft im Unternehmen. Durch seine Erfahrung, Methoden und Analysen hilft es, Projektrisiken zu beherrschen. Es verbessert die Projektorganisation und -steuerung, entwickelt Best Practices und managt die kontinuierliche Verbesserung im Projektgeschäft.

PMO-Aufgaben

Ein Projektmanagement Office ist üblicherweise für die Projektunterstützung und die Schaffung einer Projekt-Infrastruktur, inklusive der Projektmanagement-Software, verantwortlich. Die Aufgaben werden im Folgenden skizziert.

Projektunterstützung

Allgemein gesagt erbringt ein Projektmanagement Office Services zur Entlastung der Mitarbeiter in der Projektarbeit. Es erarbeitet verbindliche Prozesse, Standards und Methoden für den Projektablauf und die Projektorganisation. Dadurch können Projektleiter und Teams auf bewährte Praktiken zurückgreifen und müssen nicht jedes Mal von Neuem – oder in jeder Abteilung separat – ihre Vorgehensweise festlegen.

Projektphasen und Aktivitäten

Das Projektmanagement Office erarbeitet einen strukturierten Prozess, der sich über alle Projektphasen erstreckt. Es findet einheitliche, allgemein akzeptierte Regelungen und kontrolliert deren Einhaltung.

Somit legt das Projektbüro verbindliche Standards für diejenigen Phasen und Aspekte fest, die alle Projekte betreffen:

• Projektanträge und Projektangebote
• Projektinitiierung und Projektstart
• Kick-off-Meetings
• Planungsphase
• Erstellung von Projektstrukturplänen
• Change Management und Risikomanagement in Projekten
• Qualitätsmanagement
• Ressourcenmanagement
• Kostenschätzung, Budgetierung und Bemessung des ROI
• Projekt-Reporting
• Projektmarketing
• Lessons Learned-Sitzung
• Projektabschluss
• Abnahme der Projektergebnisse

Kommunikation, Dokumentverwaltung und Projekt-Controlling

Weitere wichtige PMO-Aufgaben sind die Gestaltung der Projektkommunikation, die Verwaltung der Projektdokumente, einschließlich des Wissensmanagements, und das Projekt-Controlling.

Zur Organisation der Projektkommunikation und Projekt-Meetings gehört es auch, bei Konflikten zu moderieren und eine Eskalationsrichtlinie in der Hinterhand zu haben.

Wissensmanagement im Multiprojektmanagement bedeutet, dass das Projektmanagement-Office Informationen und Prozesse für die Projektarbeiter bereitstellt. So profitieren alle von den Erfahrungen aller und die Projekte coachen und unterstützen sich gegenseitig - unternehmensweit.

Software zentraler Baustein der Projekt-Infrastruktur

Alle PMO-Aufgaben zielen darauf ab, dass Projekte schneller, qualitätsvoller und wirtschaftlicher abgewickelt werden können. Dabei kommt der Projektmanagement-Software eine besondere Bedeutung zu: Fast alle der oben genannten Punkte können durch den Einsatz der richtigen Software optimiert werden.

Das Projektmanagement-Office ermittelt den Software-Bedarf im Unternehmen, wählt geeignete Anwendungen aus und kümmert sich um die Beschaffung. Neben den individuellen Projektanforderungen des Unternehmens spielt bei der Auswahl auch die vorhandene Software-Infrastruktur eine Rolle. Auf die Integration in das ERP-System wird weiter unten noch eingegangen.

Projektprozesse in Software abbilden

Es beginnt damit, dass die Projektprozesse in der Software abgebildet werden. Stakeholder, Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Termine, Kalkulationen, Abrechnungen, Budgets – alle Aspekte können in einer geeigneten Projektmanagement-Software hinterlegt, geplant, generiert, zugewiesen, und ausgewertet werden. Teilprozesse können automatisiert ablaufen. Rationeller geht es nicht.

Standardprozesse und Projektvorlagen

Das Projektmanagement-Office stellt Standardprozesse und Projektvorlagen bereit, die dann vom einzelnen Projekt mit Leben gefüllt werden.

In einer Projektmanagement-Software können verschiedene Projekttypen angelegt werden: Kundenprojekte, Organisationsprojekte, Beratungsprojekte und viele andere mehr. Der musterhafte Ablauf dieser Projekte wird vom Projektbüro in Absprache mit den betroffenen Abteilungen dokumentiert und in Projektvorlagen hinterlegt.

Eine Projektvorlage skizziert Aufgabenpakete, Aktivitäten und Folgeaktivitäten, Verantwortlichkeiten, Verfahren, Dokumente und Belege – eben alles, was zum Projekt dazugehört.

Auf diese Weise wird zum Beispiel ein Projektantrag unternehmensweit einheitlich gestellt. Die Fachabteilung weiß, welche Informationen und Dokumente zum Antrag gehören. Auch neu eingestellte Projektleiter halten ohne weitere Rückfragen direkt die internen Richtlinien ein.

Projektdokumente, wie Angebote, Abrechnungen, Lieferscheine oder Stundenzettel werden aus der Software heraus generiert. Auch Vorlagen für Lasten- und Pflichtenhefte sowie für die Endabnahme von Projekten oder Arbeitsergebnissen sind eine Arbeitserleichterung für die Projektteams.

Konsistenz und Qualität in Projekten

Für die verschiedenen Projektphasen dienen die hinterlegten Prozesse gleichzeitig als Checklisten, damit keine wichtigen Tätigkeiten unter den Tisch fallen. Das gewährleistet die Konsistenz und Qualität in Projekten.

Benachrichtigungen an die zuständigen Bearbeiter werden automatisiert versendet. So kann zum Beispiel nach Abschluss eines Teilprozesses der Projektleiter oder zur Einholung einer Genehmigung der zuständige Entscheider benachrichtigt werden. Oder jemand hat sein Arbeitspaket erledigt und die Projektmanagement-Software übergibt die Verantwortlichkeit direkt an das nächste Team oder den nächsten Bearbeiter und löst den Folgeprozess aus.

So findet ein wichtiger Teil der Projektkommunikation strukturiert, wohl dokumentiert und quasi selbsttätig statt.

Bessere Auswertungen durch Integration in das ERP

In der Projekt-Software werden alle projektrelevanten Informationen in einer virtuellen Projektakte hinterlegt. Dazu gehören auch Kontakte, Besprechungsnotizen, Verträge, E-Mails und Abrechnungsinformationen.

Daher sollte eine Projektmanagement-Software in die ERP-Anwendung des Unternehmens integriert sein, so wie auch Projekte in viele abteilungsübergreifende Prozesse eingebettet sind – etwa Einkauf, Warenwirtschaft, HR, Logistik und Finanzbuchhaltung.

Wenn die Projekt-Software Ein- und Verkaufspreise, Stundenverrechnungssätze, Abrechnungsbelege und Zahlungen aus der ERP-Software ziehen kann, sind detaillierte Auswertungen möglich und die Projektarbeit kann besser mit den anderen Abteilungen koordiniert werden.

Diese Analysefähigkeit erleichtert dem Projektmanagement-Office das Projektportfolio-Management. Mitarbeiter können Auswertungen über ein komplettes Projektportfolio abrufen, Budgets und Deckungsbeiträge verfolgen und Standardprozesse und -methoden nach Bedarf anpassen.