Warum eine ERP-Lösung Vorteile für alle bringt

Unabhängig davon, wer in Ihrem Unternehmen den Wunsch nach einer (neuen) ERP-Lösung geäußert hat: Die erste Frage von Vorgesetzten und Kollegen wird wie bei jedem zeit- und kostenintensiven Projekt garantiert lauten: „Und was bringt uns das?“

Wer sich bereits mit der Materie beschäftigt hat, hat schnell einige unternehmensübergreifende Vorteile eines ERP-Systems parat, beispielsweise:

• sinkender administrativer Aufwand
• schlankere Prozesse
• höhere Transparenz
• bessere Datenqualität
• schneller Überblick
• optimierte Kollaboration

Aber in den meisten Unternehmen gibt es Skeptiker, die nur mit konkreten Vorteilen für ihre eigene Abteilung überzeugt werden können. Schließlich fragt sich jeder Mitarbeiter, wie eine ERP-Lösung den Arbeitsalltag verändern wird: Bringt das ERP-System tatsächlich Vorteile, sprich können die eigenen Aufgaben schneller, fehlerfreier, komfortabler erledigt werden? Nimmt das Team die neue ERP-Lösung hingegen als unnötig oder gar lästig wahr, wird die ERP-Einführung zum Kampf gegen Widerstände.

Es lohnt sich also, schon vor der ERP-Auswahl Argumente zu sammeln, wie die Kollegen im Controlling, in der Buchhaltung, in Marketing, Vertrieb sowie Produktion und natürlich das Management von einer ERP-Lösung profitieren.

Was eine moderne ERP-Lösung für die einzelnen Abteilungen leistet

Um „Bremsern“ gleich den Wind aus den Segeln zu nehmen: Ja, es gibt Unternehmensbereiche, die überdurchschnittlich stark von einer ERP-Lösung profitieren. Das sind die Abteilungen, die besonders häufig in Kontakt mit den einzelnen Bereichen der Wertschöpfungskette stehen – in Fertigungsbetrieben beispielsweise Produktion, Buchhaltung, Controlling und Logistik. Aber auch Abteilungen, die auf den ersten Blick wenig Berührungspunkte mit einem ERP-System haben, ziehen großen Nutzen aus einem zentralen Datenpool, definierten Workflows und einer Minimierung des Papierwusts.

Vorteile eines ERP-Systems für das Management

Für das Management ist es wichtig, strategische Entscheidungen schnell und auf Basis verlässlicher Daten zu treffen. Eine ERP-Lösung unterstützt die Führungsebene mit speziellen Management-Dashboards, die alle wichtigen Kennzahlen per Mausklick analysieren und visuell aufbereiten, von relevanten Informationen aus Einkauf und Verkauf bis hin zu KPIs wie Umsatz, Liquidität und Rentabilität. BI-Tools helfen bei vorausschauenden Prognosen und der Abbildung verschiedener Szenarien.

Vorteile eines ERP-Systems für das Controlling

Das Controlling wird durch eine ERP-Lösung deutlich komfortabler und aussagekräftiger. Alle Auswertungen basieren auf einem zentralen und aktuellen Datenpool, der Aufwand für das manuelle Zusammenführen verschiedener Datenquellen entfällt. Gängige Reports lassen sich mit geringem Aufwand konfigurieren und automatisieren, Abweichungen zwischen Ist- und Planwerten sind per Mausklick auf dem Bildschirm vergleichbar.

Vorteile eines ERP-Systems für die Buchhaltung

Auch für die Buchhaltung lohnt sich eine ERP-Lösung, ist doch der Umgang mit großen Zahlenmengen eine „Kernkompetenz“ von ERP-Systemen. Ob Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Kassenbuch, Zahlungsverkehr, Mahnwesen oder Anlagenbuchhaltung: Das Erfassen, Buchen und Prüfen aller Geschäftsvorfälle ist mit wenigen Mausklicks erledigt – bis hin zum integrierten Dokumenten-Management-System für die einfache und rechtssichere Archivierung von Belegen oder die Konzernrechnungslegung für internationale Unternehmen.

Vorteile eines ERP-Systems für Arbeitsvorbereitung und Produktion

Moderne Fertigungsbetriebe können heute kaum noch auf die Werkzeuge einer digitalen Produktionsplanung und -steuerung verzichten. ERP-Lösungen bieten unter anderem die automatisierte Erstellung und Pflege von Stücklisten, eine detaillierte Übersicht über Maschinen-, Personen- und Materialkapazitäten sowie APS-Module für die Feinplanung. Alle Aufträge werden direkt aus der Fertigungszentrale heraus überwacht und gesteuert, sodass der Produktionsleiter zeitnah und flexibel auf kritische Aufträge, Engpässe und unvorhergesehene Probleme reagieren kann.

Vorteile eines ERP-Systems für die Konstruktion

Bei Nutzung einer ERP-Lösung rückt die Konstruktion enger mit allen anderen Abteilungen zusammen. Der manuelle Abgleich von Stücklisten, Zeichnungen, CAD-Daten und Kalkulationen entfällt und die Zeitspanne von der Idee bis zum marktreifen Produkt wird kürzer. Über integrierte PLM-Systeme sind zudem Versionshistorien im Produktlebenszyklus jederzeit lückenlos nachvollziehbar.

Vorteile eines ERP-Systems für Vertrieb & Marketing

Marketing und Vertrieb zählen zu den Abteilungen, die erfahrungsgemäß zu Beginn der ERP-Auswahl wenig Verbesserungen von einer ERP-Lösung erwarten. Im laufenden Betrieb zeigen sich allerdings zahlreiche Optimierungen der täglichen Workflows: Analytics-Daten dienen als Basis für die Kampagnenplanung im Marketing. Vertriebler profitieren zudem vom unkomplizierten Zugriff auf umfangreiche Kundenakten mit wertvollen Informationen über Auftragshistorien, Auftragswahrscheinlichkeiten und individuellen Kundendaten. Auch Rückfragen von Kundenseite zu Kalkulationen oder Auftragsstatus können mit wenigen Klicks beantwortet werden.

Vorteile eines ERP-Systems für den Einkauf

Der Einkauf profitiert durch eine ERP-Lösung enorm von einem minimierten Koordinationsaufwand. Im ERP-System ist auf einen Blick erkennbar, wie der aktuelle Lagerstand benötigter Rohstoffe und Komponenten aussieht, ob kritische Aufträge anstehen oder Liefertermine als verzögert gemeldet wurden. Über automatische Bestellvorschläge lässt sich der Bedarf vorausschauend erkennen und per Mausklick in Bestellungen umwandeln. In Gesprächen und Verhandlungen mit Lieferanten stehen alle relevanten Informationen, Vorgänge und Dokumente in der Lieferantenakte zur Verfügung.

Vorteile eines ERP-Systems für den Service

Die Kollegen im After-Sales-Service verbessern mithilfe einer ERP-Lösung ihre Service-Qualität. Der Workflow jedes Service-Falls ist lückenlos nachvollziehbar, von der Anfrage über die Einsatzplanung der Techniker bis zur Rechnungsstellung oder der Fakturierung als Garantie- oder Kulanzleistung. Anhand einer Geräteakte können die Servicemitarbeiter selbständig die Original-Konfiguration sowie nachträglich eingebaute oder ausgetauschte Teile nachvollziehen. Mobile Service-Apps machen die Abwicklung der Serviceleistungen flexibel und ortsunabhängig.

Vorteile eines ERP-Systems für die Logistik

Auch der Versand spart durch eine ERP-Lösung Zeit: Die manuelle Bearbeitung von Lieferscheinen und Speditionsaufträgen entfällt und ein digitales Behältermanagement stellt sicher, dass der Materialfluss reibungslos läuft. Eine integrierte Packmittelverwaltung vereinfacht selbst komplexe kundenspezifische Packmittelanforderungen und mobile Lager-Apps simplifizieren die Kommissionierung sowie Umlagerungen.

Die Lagerzeiten verkürzen sich und die Lieferung ist schneller beim Kunden. Selbst Lösungen für die Hochleistungslogistik von Automobilzulieferern bringen zeitgemäße ERP-Lösungen von Haus aus mit, beispielsweise Just-in-Time und Just-in-Sequence oder herstellerspezifische logistische Prozesse wie die Perlenkette bei Audi oder NLK bei VW.

Eine Win-Win-Situation für das ganze Unternehmen

Fakt ist: Es gibt für keine Abteilung einen triftigen Grund, die ERP-Einführung halbherzig anzugehen oder gar zu boykottieren, denn letztendlich kommt eine Unternehmenssoftware allen Mitarbeitern zugute. Überflüssige Bürokratie wird verringert, Prozesse beschleunigt und Fehler vermieden – Ziel ist es, dass sich jede Abteilung besser auf ihre individuellen Kernaufgaben konzentrieren kann.

Ein Tipp zum Schluss: Wichtig für den Erfolg Ihres ERP-Projekts ist, dass die ERP-Lösung zu Ihrem Unternehmen passt und die ERP-Auswahl sorgfältig erfolgt.